Централизация госзакупок происходит, чтобы приобретать товары дешевле за счет большего объема и повышать уровень контроля. А что может дать централизация коммерческим компаниям? Есть ли товары, которые выгодно закупать на всю компанию сразу, и не возникнут ли при этом издержки? Рассказывают эксперты в сфере закупок.
В коммерческих компаниях важна не столько централизация, сколько организация закупочных процедур по единым правилам, комментирует Сергей Фахретдинов, руководитель комитета «Деловой России» по развитию ГЧП и взаимодействия бизнеса и госкомпаний:
«Хороший пример подобной работы есть в компаниях с госучастием — РЖД и Росатом. Единое положение о закупках, распространяющееся не только на головную госкомпанию, но и все ее дочерние подразделения, создает понятную и простую систему работы с поставщиками. Предприниматели из малого и среднего бизнеса и другие компании четко понимают, что единые принципы работы не будут требовать для участия в тендере дополнительных документов или процедур. Соответственно, охотно начинают сотрудничество с «дочками»».
Управляющий партнер «МБ-Консалт» Сергей Белец подчеркивает, что о централизации закупок стоит думать только тем компаниям, которые имеют централизованную систему учета товарно-материальных ценностей. Кроме этого, такой подход подойдет вертикально-интегрированным холдингам, компаниям с предсказуемым спросом и сложной филиальной структурой. Еще централизацию закупок могут рассмотреть розничные сети и телеком-операторы. А вот компаниям с подвижным спросом, с большой долей R&D, холдингам, интегрировавшим обособленные неоднородные бизнес-единицы, и компаниям, в структуре себестоимости которых доля ТМЦ и покупных услуг незначительна – закупки централизировать не стоит.
«Компания может получить от централизации удвоенную закупочную силу, стать более привлекательной для поставщиков, получить возможность запустить механизм оценки и развития поставщиков, а также значительно упростить процедуру закупок», – отмечает Белец.
И добавил, что централизованно выгоднее закупать любые товары с не очень низкой удельной стоимостью (долл/кг) и приемлемым сроком хранения. А товары, стоимость которых меньше или равна стоимости их транспортировки на 200-300 км, а также скоропортящиеся товары закупать централизованно не имеет смысла.
«Централизация может повлечь определенные издержки, – говорит Белец. – В частности, рост рабочего капитала, неликвидов, простои заводов и оборудования, увеличение сроков ремонтов. При централизации неизбежна потеря гибкости компании. Минимизировать ее можно за счет централизации учетных систем: системы учета ТМЦ, планирования продаж и отгрузок, управления заявками на закупку, ТОиР и т.п. Также нужно обратить внимание на складской учет, унификацию и стандартизацию закупочных процедур, четкое бюджетирование».
Для централизации закупок можно использовать любые ИТ-решения. Даже Excel, если это единственный онлайн документ, который редактирует несколько авторов, а не разрозненные копии.
«Копии и вложения в электронные письма – самое большое зло при централизации. Информация должна быть доступна с любого рабочего места и не должна меняться от одного рабочего места к другому», – заключил Белец.
Централизацию в госзакупках и коммерческих компаниях сравнил директор Института повышения конкурентоспособности Алексей Ульянов. В госзакупках централизация ведет к негативным эффектам, подчеркнул эксперт. По его словам, иногда складывается ощущение, что делается она исключительно для коррупционных целей. Если централизация, значит за закупки отвечает начальник более высокого ранга, а он в современных российских реалиях неподсуден.
«Раньше закупки на уровне школ, бюджетных учреждений или муниципалитетов характеризовались минимальным уровнем коррупции. Если и были подозрения, что директор вкладывает свой интерес, то работы выполнялись, услуги оказывались, товары поставлялись. А сейчас при централизации нередки случаи, когда средства просто выводятся из бюджета или товары поставляются сомнительного качества», – поясняет Ульянов. В бизнесе эффект неподсудности высших менеджеров, хотя и в меньшей степени, чем в госструктурах, также нужно иметь в виду.
Положительный же эффект может оказать централизация закупок товаров, при которой можно добиться оптовых скидок. Очевидная причина для централизации – если затраты на отдел закупок составляют значимую величину от объема закупок. При этом надо понимать, что при росте централизации всегда теряется гибкость. Поэтому необходимо продолжать мониторить ситуацию и, возможно, пересмотреть ранее принятое решение, если начнет сказываться потеря гибкости. Самое главное – обеспечить постоянную обратную связь закупщиков с производственными подразделениями, осуществляющими основную деятельность компании.
«Нужно помнить, что экономия на закупках штука коварная. Она может обернуться ростом затрат в будущем или вообще быть фиктивной, к примеру, результатом договоренности закупщика с поставщиком, нарисовавшим скидку. Поэтому главным KPI для закупщика должна быть не экономия, а степень удовлетворенности его работой со стороны производственных подразделений», — отмечает Ульянов.
Источник: Торг уместен.
